Czym jest oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami?
Sprzedaż, przygotowanie i organizacja wydarzeń i funkcji, niezależnie od tego, czy są to konferencje, wesela, festiwale czy imprezy firmowe, jest złożonym i wymagającym procesem. Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami (EMS) to narzędzie, które pomaga uprościć i usprawnić wszystkie te aspekty. W tym artykule przyjrzymy się, czym jest oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami, jak działa i dlaczego powinno być integralną częścią każdego wydarzenia i biznesu eventowego.
Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami to specjalistyczne oprogramowanie zaprojektowane w celu ułatwienia sprzedaży, przygotowania, organizacji i zarządzania wydarzeniami. Wiele zależy tutaj od rodzaju prowadzonej działalności eventowej. Na przykład, jeśli posiadasz przestrzeń eventową lub jesteś dostawcą wydarzeń, uważamy, że oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami powinno zawierać następujące funkcje:
- Baza danych klientów z zaawansowanymi funkcjami związanymi ze sprzedażą i przygotowywaniem wydarzeń
- Cały proces biznesowy (obliczenia, umowy, …)
- Narzędzia do planowania i organizacji: kalendarze, zadania, harmonogramy, zasoby…
- Zarządzanie finansami: zarządzanie budżetem, wydatki, rentowność.
- Zarządzanie dostawcami, materiałami i technikami.
- Raportowanie i analiza: statystyki, informacje zwrotne, analiza sukcesu.
Jeśli jesteś organizatorem wydarzeń i sprzedawcą biletów, inne funkcje powinny obejmować:
- Rejestracja i sprzedaż biletów: Rejestracja online, sprzedaż biletów, zarządzanie uczestnikami.
- Marketing i komunikacja: kampanie e-mailowe, media społecznościowe, zarządzanie kontaktami.
Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania wydarzeniami w branży eventowej?
Wydajność i oszczędność czasu
Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami automatyzuje i upraszcza wiele czasochłonnych zadań, znacznie zmniejszając obciążenie pracą poszczególnych osób i zespołów. Obejmuje to zbieranie zapytań, łatwe tworzenie ofert, ujednolicenie komunikacji i innych procesów administracyjnych. Pozwala to skoncentrować zasoby na kluczowych aspektach prowadzenia przestrzeni eventowej.
Poprawa komunikacji i koordynacji
Koordynacja w zespole, z klientami i dostawcami może być wyzwaniem, szczególnie w przypadku dużych wydarzeń. Oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami zapewnia scentralizowaną platformę, która umożliwia łatwą komunikację i koordynację między wszystkimi zaangażowanymi stronami. Zapewnia to, że wszyscy są na tej samej stronie i minimalizuje ryzyko nieporozumień i błędów. Ponadto, w porównaniu do e-maili, masz całą komunikację dla konkretnego wydarzenia.
Większa satysfakcja i wygoda klientów
Wysokiej jakości oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami pozwala zapewnić spersonalizowaną i profesjonalną obsługę. Na przykład elektroniczne umowy zaimplementowane bezpośrednio w oprogramowaniu, formularze lub harmonogramy pomagają nie tylko Tobie, ale także Twoim klientom w przygotowaniu wydarzenia.
Lepsze zarządzanie zasobami
EMS umożliwia efektywne zarządzanie zasobami, w tym sprzętem, personelem i dostawcami. Pozwala to na łatwe śledzenie dostępności i statusu zasobów, minimalizując ryzyko niespodzianek i nieoczekiwanych problemów podczas wydarzenia.
Przegląd finansowy
W ostatecznym rozrachunku, finanse są najważniejszą rzeczą, aby Twój biznes eventowy działał w dłuższej perspektywie. Powinieneś przez cały czas mieć informacje o tym, czy wydarzenie przynosi zyski, jak radzisz sobie z przepływem gotówki, czy wszystko, co jest należne, zostało zapłacone, jakie są twoje koszty itp.
Szczegółowa analiza i raportowanie
Jedną z największych zalet oprogramowania do zarządzania wydarzeniami jest możliwość szczegółowej analizy i raportowania. Automatycznie gromadzi i analizuje dane o każdym wydarzeniu, pozwalając lepiej zrozumieć, co działa, a co nie. Informacje te są kluczowe dla ciągłego doskonalenia i optymalizacji sprzedaży, biznesu i przyszłych wydarzeń.
Przykłady zastosowania oprogramowania do zarządzania wydarzeniami
Mniejsze przestrzenie na imprezy prywatne i firmowe
EMS może być bardzo pomocny w mniejszych obiektach do 150 gości, które mają od jednej do dwóch sal i organizują około 100-150 wydarzeń rocznie. Najczęściej są to wesela, imprezy prywatne i mniejsze imprezy firmowe. Takie obiekty mają zwykle 1-2 osoby, które zajmują się zarządzaniem wydarzeniami. Jakie są korzyści z EMS?
- Wszystko załatwia się w jednym systemie
- Wydarzenia można przesyłać w ciągu minuty
- Znacznie uprości to raportowanie, które bez EMS często odbywa się dopiero pod koniec roku i zajmuje tydzień
Średniej wielkości sale wielofunkcyjne mogące pomieścić około 200-300 gości
EMS pomoże ci uzyskać przegląd lokali, sprawdzając dostępność terminu. Unikniesz w ten sposób możliwych duplikacji i niechcianych błędów. Sprawna komunikacja w zespole i z klientami dzięki Portalowi Klienta. Nie jest to dość powszechne w EMS, w Qvamp masz swój własny Portal Klienta. W praktyce niepotrzebne pytania są ograniczone, a komunikacja z klientami i wewnątrz zespołu jest znacznie uproszczona. Jakie są zalety EMS?
- Szereg narzędzi do wydajnych i funkcjonalnych procesów biznesowych i przygotowawczych
- Cały zespół natychmiast otrzymuje informacje
- W jednym miejscu znajdują się ważne i aktualne informacje niezbędne do podejmowania decyzji.
Obiekty powyżej 500 osób, hotele i sieci hotelowe, które organizują setki wydarzeń rocznie
Dzięki EMS zyskujesz kontrolę nad setkami wydarzeń, które mają miejsce we wszystkich obszarach. Ani Excel, ani CRM nie wystarczą do zarządzania dużą liczbą wydarzeń. Zarządzanie wydarzeniami i sprzedażą może odbywać się znacznie lepiej i efektywniej. W tego typu organizacjach istnieje zazwyczaj kilka poziomów struktury organizacyjnej. EMS pozwala udostępniać wszystkie informacje, można ustawić różne uprawnienia dla różnych użytkowników i łatwo zarządzać każdym krokiem. Główne powody, dla których warto korzystać z oprogramowania do zarządzania wydarzeniami to:
- Kompleksowe spojrzenie menedżera na część biznesową związaną z wydarzeniami
- Jasna definicja obowiązków również w większych zespołach
- Sposób na zarządzanie setkami lub tysiącami wydarzeń w jednym rozwiązaniu
Hale sportowe i kompleksy wielofunkcyjne
Duże wydarzenia odbywają się w takich przestrzeniach niemal codziennie. Często istnieje wiele różnych rodzajów przestrzeni. EMS pozwoli ci uzyskać dokładny obraz każdego indywidualnego wydarzenia, wynajmu i eventu.
- Umowy elektroniczne to świetne narzędzie
- Cenniki lokali i usług z elektroniczną kalkulacją pomagają śledzić liczbę ofert.
- W ramach modułu CRM można pracować ze stałymi klientami i przechodzić do poszczególnych działań
Dostawcy wydarzeń
Stosy zapytań i ofert to normalna działalność każdego dostawcy usług eventowych. EMS pomaga zwiększyć sukces sprzedaży. Po udanej sprzedaży, wydarzenie musi być przygotowane w najlepszy możliwy sposób, a EMS posiada szereg narzędzi do dalszych działań:
- Elektroniczne formularze i kwestionariusze
- Inwentaryzacja i działania
- Baza danych lokali i informacji o nich
Gotowy?
