Uwaga: na potrzeby tego artykułu wyjaśniamy, że słowa event, wydarzenie i akcja są synonimami i oznaczają to samo.
Czym jest zarządzanie wydarzeniami
Zarządzanie wydarzeniami to dyscyplina obejmująca planowanie, organizację, koordynację i realizację wydarzeń o z góry określonym celu lub w celu osiągnięcia określonego rezultatu. Event management można po prostu opisać jako zarządzanie wydarzeniami (złożony proces). Wydarzenia te mogą obejmować szeroki zakres działań, w dużym stopniu zależnych od rodzaju organizowanego wydarzenia/imprezy/eventu.
W swojej istocie zarządzanie wydarzeniami łączy różne umiejętności i dyscypliny (dostawców), aby zapewnić sprawny przebieg wydarzenia i spełnić oczekiwania uczestników.
Ogólne procesy zarządzania wydarzeniami
Planowanie
Planowanie to pierwszy krok w procesie zarządzania wydarzeniem, absolutnie kluczowa i integralna część każdej organizacji wydarzenia. W tej fazie określany jest cel wydarzenia – dlaczego organizujemy wydarzenie, co ma ono przynieść (PR, zwiększenie sprzedaży, budowanie marki pracodawcy, wprowadzenie nowego produktu,…)?
Następnie określamy budżet, zastanawiamy się i definiujemy grupę docelową. Planowanie wiąże się również z określeniem harmonogramu wydarzenia i strategii dotarcia do grupy docelowej – event marketing.
Organizacja
Na tym etapie procesu tworzony jest konkretny, szczegółowy plan działania. Rezerwowane jest miejsce wydarzenia, wybierani są odpowiedni dostawcy i uzyskiwane są konkretne oferty cenowe. Po dokonaniu oceny podpisywane są umowy. Następnie na tym etapie należy zająć się logistyką wydarzenia, kwestiami technicznymi, personelem i innymi kwestiami praktycznymi (np. programem, rejestracją itp.). Integralną częścią tego etapu jest również dotarcie do grupy docelowej. Jeśli jest to wydarzenie firmowe, należy zaprosić gości, zorganizować prelegentów itp.
W przypadku wydarzenia kulturalnego konieczne jest zapewnienie, że odwiedzający dowiedzą się o nim i kupią bilety, na przykład…
Wdrożenie
Jest to „prowadzenie” samego wydarzenia. D-Day, kiedy konieczne jest monitorowanie, czy poszczególne działania są zgodne z planem, radzenie sobie z odchyleniami lub nieoczekiwanymi sytuacjami na miejscu, komunikowanie się z uczestnikami i zapewnienie sprawnego przebiegu wydarzenia.
Ocena
Nie ulega wątpliwości, że bez informacji zwrotnej trudno o obiektywną ocenę. Na tym etapie ustalamy, czy oczekiwania zostały spełnione, czy cel, który został ustalony w fazie planowania wydarzenia, został osiągnięty. Kluczowe jest poproszenie o informację zwrotną grupy docelowej, która uczestniczyła w wydarzeniu. Albo ustnie, albo za pomocą kwestionariusza lub innej metody zbierania informacji zwrotnych.
Rodzaje wydarzeń
Imprezy firmowe
Są one organizowane przez firmy dla swoich pracowników, partnerów biznesowych lub klientów (obecnych lub potencjalnych). W tym obszarze możemy znaleźć bardzo szeroki zakres organizowanych wydarzeń, organizowanych z różnymi celami firmy. Obejmują one budowanie zespołu, szkolenia pracowników, konferencje, spotkania biznesowe, dni rodzinne, pokazy, otwarcia, imprezy świąteczne, turnieje sportowe,…
Jak powstają imprezy firmowe można zobaczyć w jednym z naszych filmów dokumentalnych z serii Behind the Scenes.
Wydarzenia publiczne
Są one często powiązane z kolejnym punktem, tj. wydarzeniami kulturalnymi. Wydarzenia publiczne mają jasno określoną grupę docelową = publiczność. Konkretyzacja następuje, gdy pytamy „jaka konkretna publiczność”. W sekcji wydarzeń publicznych uwzględniamy np. festiwale lub wydarzenia sportowe. Do zarządzania wydarzeniami publicznymi niezbędne jest opanowanie nie tylko organizacji, ale także bezpieczeństwa i marketingu wydarzeń.
Wydarzenia kulturalne
Ściśle związane z powyższym. Koncentrują się na sztuce lub np. muzyce. Udział w tego rodzaju wydarzeniu powinien być dla grupy docelowej doświadczeniem. Obejmuje to np. teatry, wystawy, festiwale literackie itp.
Wydarzenia prywatne
Są one często organizowane dla małej grupy osób, które się znają (rodziny). Obejmują one wesela, przyjęcia urodzinowe, pogrzeby, chrzciny, baby shower lub przyjęcia z okazji ujawnienia płci oczekiwanego dziecka. Organizując imprezę prywatną, nacisk kładzie się na zapewnienie wszystkim gościom dobrej zabawy (najczęstsze wymaganie klienta). Spełniając ten wymóg, organizator bierze pod uwagę, że rozrywka jest dostosowana do grupy docelowej w różnych pokoleniach.
Wydarzenia sportowe
Są one związane z punktami 3 i 4. Są to wydarzenia organizowane z reguły dla publiczności. Na przykład mistrzostwa świata, mistrzostwa Europy itp… W zależności od rodzaju sportu, który kibice chcą oglądać, program towarzyszący, strefy kibica itp…. Nieodłączną rolę odgrywa również obsługa techniczna wydarzenia (nagłośnienie, scena, oświetlenie czy transmisje telewizyjne).
Wydarzenia wirtualne
Ten rodzaj wydarzenia różni się od wszystkich wyżej wymienionych w większości aspektów. Możliwe jest wirtualne przeprowadzenie degustacji wina lub czekolady, ale niezwykle ważne jest wcześniejsze zaplanowanie logistyki, aby niezbędne produkty zostały dostarczone uczestnikom „offline”. Targi, konferencje, pokazy, koncerty, spotkania itp. również mogą być organizowane wirtualnie. Aby transmisja na żywo przebiegała bez zakłóceń, potrzebne jest świetne środowisko wirtualne, wysokiej jakości szybkie łącze, a także wysokiej jakości sprzęt „nadawczy”.
Wydarzenia hybrydowe
Wydarzenia hybrydowe to najczęściej połączenie środowiska fizycznego (offline) i wirtualnego (online). Dzięki takiemu połączeniu poszczególni uczestnicy mogą wziąć udział w wydarzeniu zarówno osobiście, jak i online. Wydarzenia hybrydowe pozwalają na szerszy zasięg i zaangażowanie, co może być przydatne w sytuacjach, w których fizyczne spotkanie jest trudne lub niemożliwe. Najczęściej są to konferencje, seminaria, targi, sesje szkoleniowe lub wydarzenia kulturalne.
Trendy w zarządzaniu wydarzeniami
- AI – może dobrze służyć głównie w marketingu eventowym, promocji, a także np. w planowaniu nietypowych programów towarzyszących.
- Wirtualna rzeczywistość – wirtualne wydarzenia pozwalają uczestnikom angażować się z różnych części świata i otwierają nowe możliwości w zakresie interaktywnych prezentacji i nawiązywania kontaktów.
- W przypadku większych wydarzeń mamy sprawdzone czeskie narzędzie Happenee
- Zrównoważony rozwój – to ogromny temat na całym świecie, a zarządzanie wydarzeniami i planowanie wydarzeń nie może go uniknąć. Zrównoważony rozwój jest kluczowym tematem. Od wyboru miejsca po zarządzanie odpadami, organizatorzy koncentrują się na minimalizowaniu wpływu na środowisko. Istnieją eko-festiwale, targi zero odpadów, festiwale żywności w szczególności często dążą do zrównoważonego rozwoju, a w ostatnich latach międzynarodowe festiwale muzyczne. W Czechach jest to wciąż w fazie „eksperymentalnej”, nie osiągnięto jeszcze pełnego zrównoważonego rozwoju w przypadku festiwali liczących setki tysięcy osób.
Przyszłość wydarzeń
To pytanie bardzo często zadajemy gościom podcastu World of Events. Odpowiedź jest taka, że wydarzenia zawsze będą związane z ludźmi. Jednak nacisk zostanie położony na wykorzystanie nowych technologii, zrównoważony rozwój, a także znacznie większe bezpieczeństwo. Powinno być coraz więcej interaktywnego i innowacyjnego podejścia do planowania i organizacji wydarzeń.
Wnioski
Zarządzanie wydarzeniami to dynamiczna dziedzina, która łączy w sobie sztukę planowania, organizacji i komunikacji. Od małych spotkań firmowych po duże międzynarodowe wydarzenia, odgrywa kluczową rolę w łączeniu ludzi, dzieleniu się informacjami i osiąganiu celów. Wraz z ciągłą ewolucją trendów i technologii, zarządzanie wydarzeniami jest dziedziną z nieskończonymi możliwościami i wyzwaniami. Skuteczne zarządzanie wydarzeniami może mieć znaczący wpływ na organizacje, społeczności i jednostki, podkreślając znaczenie i znaczenie tej dziedziny w obecnym i przyszłym świecie.
